Con il modulo Firma Digitale puoi gestire l'intero processo di sottoscrizione dei documenti senza uscire da GesinfPRO, dalla semplice firma grafica in presenza fino alla firma elettronica qualificata con certificato.
Non tutti i documenti richiedono lo stesso livello di firma. GesinfPRO ti permette di scegliere la modalità più adatta in base al documento da sottoscrivere, al modo in cui deve essere raccolta la firma e al livello di certificazione necessario.
Puoi utilizzare la Firma Grafica tramite App GesinfPRO per raccogliere rapidamente una sottoscrizione in presenza, la Firma Semplice OTP per far firmare documenti ai tuoi clienti anche a distanza oppure la Firma Elettronica Qualificata quando è richiesto il massimo livello di certificazione.
La soluzione più semplice per raccogliere le firme direttamente in studio
Con la Firma Grafica puoi inviare un documento a un tablet o a un dispositivo configurato con l'App GesinfPRO e farlo firmare direttamente sullo schermo.
Prima dell'invio puoi visualizzare l'anteprima del documento e definire con precisione le posizioni in cui dovranno essere applicate le firme. Il cliente potrà quindi leggere il documento, firmarlo sul dispositivo e confermare la sottoscrizione.
Una volta completata la procedura, il documento firmato torna automaticamente disponibile all'interno di GesinfPRO.
La Firma Grafica è pensata soprattutto per la documentazione ordinaria raccolta in presenza, come mandati professionali, informative, consensi privacy e documentazione relativa all'acquisizione di un nuovo cliente.
Permette di ridurre l'utilizzo della carta e di completare l'intera procedura direttamente all'interno dello studio.
La Firma Grafica rientra nella Firma Elettronica Semplice (FES).
Non utilizza un certificato di identità e non offre quindi lo stesso livello di garanzia di una Firma Elettronica Qualificata. Può essere utilizzata per documenti per i quali non è richiesta dalla normativa una specifica forma di firma qualificata.
Per questo motivo non è indicata per documenti che richiedono espressamente una firma qualificata o per atti per i quali sia necessario uno specifico livello di certificazione.
Fai firmare i documenti ai tuoi clienti anche a distanza
Con la Firma OTP puoi inviare un documento da sottoscrivere direttamente al cliente, senza richiedere l'installazione di applicazioni o software dedicati.
GesinfPRO invia al destinatario una e-mail contenente il collegamento al documento da firmare. Al momento della sottoscrizione viene inviato al numero di cellulare associato un codice OTP monouso tramite SMS, necessario per completare la procedura.
Puoi associare allo stesso documento più destinatari e definire uno o più punti di firma per ciascuno, gestendo così anche documenti che richiedono diverse sottoscrizioni.
La Firma OTP è particolarmente indicata quando devi raccogliere la firma di clienti che non si trovano fisicamente presso lo studio.
Può essere utilizzata per mandati, autorizzazioni, informative, consensi e altri documenti che possono essere sottoscritti a distanza e per i quali non sia richiesta una Firma Elettronica Qualificata.
La Firma OTP utilizzata in questa modalità è una firma elettronica semplice con autenticazione tramite codice monouso.
L'utilizzo dell'indirizzo e-mail, del numero di cellulare e del codice OTP permette di associare il processo di firma a uno specifico destinatario, ma non si tratta di una Firma Elettronica Qualificata e non è equiparata automaticamente alla firma autografa.
Dopo aver inviato il documento puoi seguirne l'intero processo direttamente da GesinfPRO.
Per ogni destinatario puoi verificare lo stato della sottoscrizione, controllare chi ha già firmato e, quando necessario, inviare nuovamente il collegamento al documento.
Una volta completata la procedura, GesinfPRO conserva sia il documento originale sia la versione firmata, rendendoli immediatamente disponibili all'interno del gestionale.
Il massimo livello di certificazione per i tuoi documenti
Quando il documento richiede maggiori garanzie puoi utilizzare direttamente da GesinfPRO la Firma Elettronica Qualificata tramite certificato Namirial.
A differenza delle modalità Grafica e OTP semplice, questa firma utilizza un certificato personale rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari e permette di sottoscrivere digitalmente il documento con pieno valore legale.
Il certificato ha una durata di 3 anni e può essere utilizzato anche per firmare documenti al di fuori di GesinfPRO.
La Firma Qualificata è indicata per contratti, documenti professionali e atti per i quali è necessario un livello elevato di identificazione e certificazione del firmatario, oltre ai casi in cui sia espressamente richiesta una firma qualificata.
La Firma Elettronica Qualificata (FEQ) rappresenta il livello più elevato tra le modalità gestite da GesinfPRO.
È basata su un certificato qualificato personale e, secondo il Regolamento eIDAS, possiede nell'Unione Europea effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma autografa.
Con il modulo Firma Digitale puoi gestire l'intero processo di sottoscrizione dei documenti senza uscire da GesinfPRO, dalla semplice firma grafica in presenza fino alla firma elettronica qualificata con certificato.
Nei modelli di lettera puoi definire preventivamente il metodo di firma da utilizzare e la posizione delle firme sul documento.
Ogni nuova lettera generata utilizzando quel modello sarà quindi già predisposta per il corretto processo di sottoscrizione, evitando di dover configurare manualmente la firma ogni volta.
Quando previsto, GesinfPRO può anche richiedere il completamento della firma prima di consentire l'invio del documento e predisporre automaticamente la successiva e-mail con il documento firmato in allegato.
Puoi avviare la procedura di firma anche direttamente dalla sezione Documenti di una pratica.
Seleziona il documento, scegli il metodo di firma più adatto e GesinfPRO recupererà automaticamente le informazioni necessarie per avviare la procedura.
I documenti firmati vengono identificati direttamente nell'archivio della pratica e puoi accedere in qualsiasi momento al documento originale e alle relative versioni firmate.
Utilizzando il modulo Firma insieme ad Acquisizione Clienti, puoi gestire in un unico flusso l'inserimento di una nuova anagrafica, la generazione della documentazione e la relativa sottoscrizione.
GesinfPRO può generare automaticamente documenti come Mandato, Privacy e Antiriciclaggio utilizzando i modelli configurati dallo studio e avviare immediatamente il processo di firma previsto.
Una volta completata la procedura, i documenti firmati possono essere archiviati e inviati automaticamente al cliente.
